Sometimes people say “We’re all busy.” as a brush off to these conversations. I call bullshit. You aren’t busy. You’re lazy. You just don’t want to. [1]

Anda baik saya sendiri pernah menjumpai situasi yang selama ini kita mendefinisikannya sebagai sibuk. “Saya lagi sibuk” adalah adalah jawaban yang sering terlontar di dunia kerja.

Apakah sebenarnya arti kata sibuk itu?

Mengutip kamus Merriam Webster, definisi sederhana dari SIBUK adalah :

  • aktif mengerjakan sesuatu
  • penuh dengan kegiatan/banyak kerjaan
  • penuh dengan orang/benda

Sementara itu, pemahaman arti kata sibuk sendiri bisa berbeda-beda antara kau, aku dan KUA ehh kalian. Ada yang berpendapat bahwa sibuk itu adalah kenyataan bahwa ia memang benar-benar sedang banyak pekerjaan atau sedang fokus dengan suatu pekerjaan.Di sisi lain, penulis bernama Val pada Aspire & Grow justru mengangkat the dark side of busy itself, it is the new LAZY.

Yeah, now you see the dark side of busy.

Selama ini, anda atau bahkan saya dengan mudahnya menggunakan kata sibuk dan menyangka bahwa sudah berada di sisi yang terang atau benar.

Seperti Anakin Skywalker yang merasa sudah melakukan hal benar tiba-tiba saja berpindah dari Light Side ke Dark Side. Padahal dia paham benar bahwa hanya kehancuran yang didapatkan dari Dark Side. Susah sekarang untuk mencari pemeran penggantinya deh. Ups curcol.

Pernahkah anda menanyakan ke diri sendiri bahwa selama ini kata sibuk digunakan sebagai apa?

  • alasan untuk menghindar agar tidak terlibat in a new chaos?
  • tidak mau nambah pekerjaannya lagi?
  • tidak mau ribet? atau
  • hanya sekedar tidak ingin sama sekali?
quote-many-people-who-pretend-to-be-very-busy-have-the-least-to-do-baltasar-gracian-84-8-0881
Many people who pretend to be very busy have the least to do

Ada perbedaan yang mendasar antara benar-benar sibuk dengan sebenarnya tidak perlu sibuk-sibuk amat. Saya pernah mencoba “acting” sibuk padahal saya lagi malas bekerja di hari itu (karena save game RPG yang dah jauh-jauh cape dimainkan g bisa dibuka tadi malamnya. I’ve got to start it all-over again?! Damn! err Sorry).

Tidak menghasilkan apapun, belajar dan menerapkan sistem yang akan membuat hidup dan pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien adalah bentuk dari malas. Yahoo! you hear me Bill Gate? Hire me! I am the lazy person you’ve been searching for.

Kembali ke akting pura-pura sibuk, anda perlu tahu bahwa saya berhasil. Ya! Saya berhasil mengecoh setiap orang bahkan bos sendiri (sorry boss). Sangat mudah untuk menjadi kelihatan sibuk padahal tidak mengerjakan apapun. Saya belajar banyak dari para senior dan veteran. Jadi, sibuk itu adalah kata yang sering kali digunakan secara berlebihan oleh siapapun dengan tujuan apapun dan itu bukan dikarenakan mereka sibuk mengerjakan suatu hal yang berarti, bisa saja alasannya akan mengejutkan anda semua pemirsa. Mari kita coba ilustrasikan dengan sebuah cerita tidak nyata berikut.

pretend work exhaust
YOU pretending imposter!

Suatu hari Ahmad bertanya ke si Fulan, “Sibuk bro?” Tanpa menoleh si Fulan yang lagi di depan laptopnya menjawab, “Iya nih lagi sibuk ane.”

“Sibuk apa sih bro ane liat g gerak-gerak dari depan layar itu laptop?” tanya si Ahmad penasaran.

Jawaban si Fulan selanjutnya sungguh mengagetkan, “Ga tau bro. Ga tau mau kerjain apa dari tadi nih.”

Si Ahmad atau sebut saja Anda sendiri tidak akan pernah tahu ukuran sibuk dari seseorang sebelum benar-benar melihat apa yang dikerjakan oleh si Fulan atau rekan kerja.

Itu adalah contoh penggunaan kata sibuk oleh orang yang memiliki masalah kejiwaan. Yang akan kita bicarakan kali ini lebih kepada masalah di organisasi atau let’s say your company or department.

Any problem people?

Saya berani mengatakan bahwa sibuk di dunia kerja adalah mitos. Ya! Mitos yang harus kita uji kebenaran. No! We dont need to call Myth Buster’s brothers (Adam & Jamie). Cukup jelas bahwa sebenarnya masalahnya bukan karena terlalu sibuk, tapi adalah masalah organisasi.

i-had-no-tools-to-work-on-my-car-so-i-had-to-do-with-what-i-have_o_2887785.jpg
Bare hand fight, this day? Oh come on!

Saya pribadi dan mungkin juga anda pernah atau bahkan selalu mengalami hal dimana sulitnya untuk mengikuti email yang masuk ke inbox. Pesan yang kelewat ga kebaca akibat ketimpuk sama serangan broadcast yang bertubi-tubi, kegaptekan teknologi dengan alasan umur (padahal sebenarnya malas–ngaku aja deh bos), atau lagi g ada kuota internet (makanya jangan buka bokep streaming terus bro ehh).

Pernahkah anda dinas mendadak di hari H baru bikin Surat Perjalanan Dinas karena distribusi tugas baru saja diberikan di pagi harinya oleh bos? Padahal email-nya masuk di hari Senin, dinasnya hari Kamis.

Atau email anda sama sekali tidak di-reply padahal sudah lama dikirimkan dan di-follow-up?

Ya benar bahwa pekerjaan sedang banyak seseorang bisa lupa atau tidak bisa mengikuti cepatnya aliran informasi. Tapiiiiii yang namanya kerjaan pasti tidak akan pernah ada habisnya.

Jadi, apakah alasan terlalu sibuk itu sudah tepat?

No no no! Anda bukan terlalu sibuk tapi anda tidak mengorganisir dengan baik.

Jadi, kita harus bagaimana sobat?

Anda tidak menggunakan tools yang bisa membantu untuk mengatur semua aliran informasi pekerjaan tersebut. Sesekali cobalah berpikir layaknya orang pemalas. Tahukah anda bahwa teknologi ada karena manusia-manusia pemalas itu (forgive me Newton). Anda kira Newton menemukan Law of Gravity darimana? Dari malas-malasan di bawah pohon apel karena stres mo ujian S2 yang dikiranya gampang selama ini (good luck Nina! :D)

Percayakah sobat bahwa di jaman sekarang ini, masih aja ada pemimpin organisasi yang hanya mengandalkan kemampuan memori mereka saja? Buku catatan? Kopelan kertas? Atau yang agak canggih dikit Sticky Note di PC kantor?

lack of tool.jpg
Use the TOOLS, the TOOLS LUKE!

Well, hello there cave man. This is a new digital era. Dunia sudah berubah! Jika anda tidak memiliki kemampuan memori fotografik jangan pernah sesekali percaya dengan catatan dalam otak yang bisa hilang atau tertimpa oleh informasi lain itu.

Banyak alat bantu yang bisa digunakan sekarang dengan segala fiturnya. Kenapa harus bersusah payah mencoba mengingat sesuatu dari dalam kepala yang kapasitasnya dan kemampuan rekamnya akan berkurang seiring umur dan tekanan hidup? Come on! Kita harus mencari cara yang lebih mudah dan efisien supaya bisa punya lebih banyak waktu luang dalam hidup ini.

YOLO, yeah you only live once!

Contoh sederhana : Apakah anda melakukan belanja bulanan dalam satu waktu saja? Itulah yang disebut sistem! Lalu bagaimana anda mengingat semua barang yang akan dibelanjakan? Catatan! Gunakan alat bantu yang lebih mudah seperti Google Note Keep yang bisa di-share ke siapa saja yang memiliki kepentingan dengan belanjaan tadi. Dan masih banyak tools lainnya!

Begitu juga dalam dunia kerja. Berapa proyek yang anda pegang dan kendalikan? Berapa anak buah atau teknisi yang perlu anda monitor pencapaian tugasnya? Berapa pekerja pabrik yang perlu anda awasi realisasi jam lemburnya?

Apakah anda akan mencatat itu semua dalam memori otak yang terbatas itu?

Stop! Jangan sia-siakan hal-hal kecil detil seperti hitungan lembur, progres proyek, dll menyita memori “Anugerah terindah yang pernah kumiliki”-nya versi Sheila 0n 7.

Ga lucu ketika anda malah melontarkan lirik yang harusnya menggunakan untaian kata indah dan manis malah menjadi kumpulan angka-angka dan istilah-istilah mengerikan kepada keluarga anda. Never waste your quality time to discuss your work with your family!

Serius, jadi apa yang harus dilakukan nih?

Baiklah, saya akan serius. Kita tadi telah memiliki sistem seperti yang dicontohkan dengan cara melakukan belanja bulanan dan mengelola proyek. Anda butuh alat bantu yang dapat meringankan beban rekam dari otak anda dan menyelamatkan anda dari kondisi tersudut ketika mencoba mencari data dari catatan tangan yang jorok itu!

funny-Swiss-army-knifeYeah, you need it. The universal tools of life saver!

Berikut adalah tools yang telah penulis coba terapkan dalam pekerjaan, siapa tahu bisa membantu sobat sekalian dalam bekerja yang malas ehh lebih efektif dan efisien

1- Time Recorder

Bukan promosi, tapi ini adalah aplikasi yang dapat membantu kita untuk merekam kegiatan-kegiatan yang dilakukan sehari-hari dengan menggunakan sistem check-in dan check-out. Anda dapat membuatkan kategori Task dan Client sesuai kebutuhan serta bisa memberikan detail di setiap Task dalam bentuk catatan–bahkan bisa mengukur uang lembur per tugas yang dikerjakan (dan masih banyak fitur lain yang saya sendiri masih mendalaminya).

timerecording.jpg
An app is recording your time is just like magic!

Setiap anda Check-In, counter waktu akan jalan hingga waktu Break (jika ada kita atur) atau kita nyatakan Check-Out. Keluaran dari aplikasi ini adalah jam kerja yang terukur lengkap dengan kemampuan membuat Reports untuk analisis performa pekerja baik dari sisi keuangan maupun manajemen waktu terhadap tugas dan klien yang ada. Laporan tersebut dapat dikirimkan dalam format HTML ataupun Spreadsheet–bahkan ada dalam bentuk Charts.

Aplikasi ini adalah sangat saya rekomendasikan! Terlebih untuk kita yang selama ini hanya mengandalkan kontrol dengan buku catatan tangan dan spreadsheet atau aplikasi To Do di hape. It is worth to try. Trust me it is not Susu Elemen but it works!

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dynamicg.timerecording

2- Trello

Secara singkat, Trello membantu kita untuk menyajikan gambaran menyeluruh untuk semau proyek, baik di kantor maupun di rumah. Aplikasi ini menggambarkan tumpukan kartu-kartu yang merupakan tugas di kolom-kolom daftar sesuai judulnya. Sebagai template, anda akan diberikan tiga List : To Do, Doing, dan Done (bisa dimodif dan ditambah sesuai kebutuhan).

01_GCo_Trello.jpg
Trello. Lo and behold!

Kelebihannya yang paling saya suka dari aplikasi ini adalah kemampuan untuk kerja tim. Anda dapat mengajak orang lain sebagai member dan bisa saling mengisi dalam semua tugas yang ada. Siapapun bisa dijadikan Person In Charge dan bisa berkorespondensi dalam kolom chat sehingga tidak ada yang akan terlewatkan (sebagaimana waktu kita mengandalkan email dengan satu inbox tanpa Rules yang cerdas). Anda bisa mention nama yang dituju dan ada fitur Activities yang dapat semua tim terlibat baca untuk menjadi informasi bersama. Semua orang harus dan akan bergerak cepat menggunakan aplikasi ini.

Saran saya untuk yang sedang mengerjakan proyek dan memiliki tim, ini adalah aplikasi yang layak untuk dicoba.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello

So, what’s next?

Dengan memahami arti kata sibuk dan belajar untuk menggunakan alat bantu yang tepat, anda dan tim dapat terus menerus melakukan peningkatan komunikasi kerja dan manajemen organisasi yang lebih baik.

iamnotdoneyet.jpg

Tulisan ini akan semakin dipercanggih pada waktunya (penulisan yang baku, data-data gambar dan contoh dari penggunaan di kehidupan nyata, dll akan segera disusulkan karena saya dah lapar dari tadi menulis ini non-stop hingga mencapai lebih dari 1.500-an kata).

htf this place stay.png
Well, i dont do business in my blog LoL

Adios grande!

[1] http://www.valgeisler.com/busy-is-the-new-lazy/

 

Advertisements